Vier Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Meeting
Virtuelle Meetings sind aus dem digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken – sind sie doch nicht nur deutlich bequemer als Face-to-Face-Meetings, sondern machen auch eine kostenintensive Anreise verzichtbar. Dennoch sollten auch Webkonferenzen nicht unterschätzt werden, da diese einen ganz besonderen Einsatz aller Teilnehmer erfordern. Wir geben Ihnen die vier wichtigsten Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings an die Hand.
Die richtige Planung – der Grundstein für ein erfolgreiches virtuelles Meeting
Planen Sie ein virtuelles Meeting stets genauso sorgfältig, wie eine normale Konferenz in Ihrem Office. Fokussieren Sie sich auf Sinn und Ziel des Meetings und kommunizieren Sie beides klar an alle Teilnehmer. So hat jeder die Möglichkeit, sich gezielt vorzubereiten und das Meeting produktiv voranzubringen.
Grenzen Sie jeden Punkt zeitlich ein und nehmen Sie während des Meetings immer wieder Bezug zu Ihrer Agenda. Nur wenn stets ein roter Faden erkennbar ist, sichern Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting. Begrenzen Sie die Webkonferenz auf maximal 90 Minuten und halten Sie die Teilnehmerzahl überschaubar.
Eine moderierte Smalltalk- bzw. Warmup-Runde erweist sich als optimaler Einstieg und gibt Teilnehmern die Möglichkeit, etwas persönliches von sich zu erzählen. Für ein erfolgreiches virtuelles Meeting ist es äußerst relevant, dass das Eis zwischen den Teilnehmern bereits früh bricht.
Machen Sie sich mit der Technik vertraut
Obgleich die technischen Möglichkeiten heute nahezu grenzenlos sind, sollte man diese auch richtig einsetzen können. Setzen Sie sich vor dem Meeting ausreichend mit allem Equipment auseinander und starten Sie bestenfalls einen Testdurchlauf.
So vermeiden Sie Fehlstarts und gewährleisten ein erfolgreiches virtuelles Meeting.
Holen Sie sich zur Not einen Profi an die Seite, der mögliche Schwachstellen im Vorfeld ausfindig macht und im Notfall einspringt. So werden technische Probleme zeitnah behoben und einem erfolgreichen virtuellen Meeting steht nichts mehr im Wege.
Ein erfolgreiches virtuelles Meeting lebt von dem richtigen Inhalt
Ein virtuelles Meeting mag auf den ersten Blick komfortabel erscheinen, erfordert aber ganz besondere Kompetenzen seitens des Moderators, da Mimik und Gestik hier nur zweitrangig wahrgenommen werden. „Storytelling“ lautet in diesem Fall das Schlüsselwort. Versehen Sie Ihrem Thema eine menschliche Note und stellen Sie eine Verbindung zu den Teilnehmern her. Nackte Zahlen und Fakten sind oftmals sehr unpersönlich und lassen ein Meeting schnell langweilig erscheinen.
Lassen Sie die Moderation idealerweise rotieren und setzen Sie mehrere Moderatoren ein. So schaffen Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting, zu dem sich jeder Teilnehmer ausreichend Gedanken macht.
Sorgen Sie für Interaktion zwischen den Teilnehmern
Während eines virtuellen Meetings sind weitaus weniger Sinne gefragt, was eine ganz besondere Form der Kommunikation erfordert. Haken Sie daher immer wieder in der Gruppe nach und stellen Sie gezielt Fragen, um eine Diskussion zwischen den Teilnehmern anzuregen. Fassen Sie wichtige Punkte zusammen und treffen Sie aktiv mit Ihren Teilnehmern Entscheidungen, die für das Meeting relevant sind. Achten Sie darauf, sich nicht in endlosen Monologen zu verlieren, sondern bringen Sie die Fakten auf den Punkt. So stellen Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting sicher, dem alle Teilnehmer mit Konzentration folgen.
Fazit: Ein erfolgreiches virtuelles Meeting erfordert weit mehr als nur Fachwissen
Virtuelle Meetings sind ein unerlässliches Kommunikationsmittel der heutigen Zeit und erfordern besondere Vorbereitung durch alle Teilnehmer. Wer glaubt, dass Fachwissen für ein erfolgreiches virtuelles Meeting ausreicht, der irrt gewaltig. Nur wer sich die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer sichert, wird sein anvisiertes Ziel erreichen können.
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